Con el nombre Sistema de Gestión de Contenidos se hace referencia a una aplicación que se emplea para facilitar el proceso de creación, publicación y administración de los contenidos de un sitio web determinado. Entre otras acciones, estos programas permiten renovar los asuntos de una página virtual de un modo tan rápido como sencillo, especialmente para aquellos individuos que no tienen conocimientos sobre el lenguaje HTML. No caben dudas de que se trata de una herramienta sumamente útil, la cual trae consigo numerosas beneficios para quienes la utilizan. Es fundamental considerar que, además de lo mencionado anteriormente, los denominados CMS hacen posible la carga y descarga de todo tipo de archivos de un modo más que simple. La ventaja principal que tiene este sistema tiene que ver con que el contenido puede ser modificado frecuentemente sin la necesidad de recurrir a un diseñador web o ser experto en cógido HTML. Mediante un Sistema de Gestión de Contenidos es posible hacer cambios inmediatamente, sin dejar de mencionar que una página web administrada de este modo resulta mucho menos costosa de mantener que un sitio estático.
Un CMS consiste en una interfaz que controla una o varias bases de datos en donde está plasmado el contenido de la página de Internet. Los cambios en un Sistema de Gestión de Contenidos se realizan mediante el acceso a un sitio de ingreso autentificado (es decir, de usuario y contraseña). En este espacio se puede encontrar un menú de opciones sumamente fácil de utilizar, para el que prácticamente no es necesario tener conocimientos previos. Gracias a este repertorio (insertar, modificar, borrar, etcétera) las entradas de la página se modifican en cuestión de segundos.
Otro dato interesante sobre los Sistemas de Gestión de Contenidos es que hay varios tipos de ellos. Algunos son programados a medida y otros se constituyen como aplicaciones «prefabricadas». Cabe destacar que cada uno de ellos tiene tanto aspectos positivos como negativos, por ejemplo: los prefabricados requieren menos tiempo y menos presupuesto para ser instalados, mientras que los sistemas a medida son mucho más flexibles y fáciles de emplear.
En conclusión, las funciones principales de un Sistema de Gestión de Contenidos o CMS son la siguientes: añadir nuevos contenidos, editar contenidos, borrar contenidos antiguos, mantener una sección de noticias, subir imágenes, cargar archivos y ponerlos a disposición de los usuarios para que los descarguen e insertar enlaces hacia otras páginas.
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